Une entreprise, pour réaliser de bonnes performances, a besoin d’être gérée de manière optimale à tous les niveaux. Il en va de même pour la gestion des documents, un aspect clé en matière de gestion administrative. Comment mieux gérer les documents de votre entreprise ? Découvrez dans cet article quelques astuces utiles à cet effet.
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Prévoyez toujours un scanner
Pour une meilleure gestion des documents de votre entreprise, il est toujours utile de vous munir d’un scanner. En général, n’importe quel scanner suffirait pour vous permettre de conserver vos différents documents administratifs. Il se charge de numériser votre document et d’en produire une copie authentique. Si vous optez pour un modèle connecté, en plus de s’occuper du scannage de votre document, ce dernier se charge également de lui attribuer une certaine signature électronique qui le rend non modifiable par la suite. Conserver ses documents grâce au scanner peut être très utile surtout face aux différentes demandes des contrôleurs.
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Autres solutions électroniques
Si vous n’avez pas suffisamment d’espaces de rangement dans votre entreprise, il est recommandé de vous pencher sur certaines solutions électroniques. Bien qu’étant un peu complexes pour les amateurs, celles-ci présentent un niveau de sécurité et de fiabilité plus intéressant. Des logiciels de gestion automatique comme reciTAL par exemple sont recommandés pour leurs excellentes performances. Un logiciel comme reciTAL vous permet notamment d’automatiser le traitement de vos flux de documents ou de mails, capturer les informations dont vous avez besoin dans tous types de documents et avoir une base documentaire fiable. Vous avez de même une plus grande facilité d’accès à vos documents, quel que soit le moment de la journée. Ce site vous permet d’en savoir plus sur le logiciel recital.
Equipez-vous convenablement
Ce n’est pas la peine de remplir les bureaux de casiers et d’espaces de rangement complètement inutiles. Particulièrement en temps de création, veillez à vous montrer très économe et surtout minimaliste. N’investissez pas tous vos moyens dans des classeurs ou pour acheter des bannettes qui seront dans la pratique très peu utiles. Avec un peu de rigueur dans vos dépenses, vous parviendrez probablement à faire d’intéressantes économies. Outre cela, évitez d’acheter des accessoires dont vous ne faites que très rarement usage. À la limite, optez pour des outils multifonctions comme les armoires à dossiers suspendues.
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Déléguez certaines tâches de gestion
Il n’est pas toujours évident pour un chef d’entreprise de parvenir à gérer efficacement les documents de son entreprise, surtout s’ils sont de type comptable. Partant de ce fait, l’idéal serait de déléguer certaines tâches de gestion à vos collaborateurs. Cela vous permettra surtout de vous focaliser sur d’autres tâches beaucoup plus importantes.
Pour gagner en temps et en énergie, il est essentiel de confier la gestion de votre comptabilité à un expert. Dans ce cadre, l’idéal serait de faire appel à un expert-comptable qui se chargera dans les moindres détails de la gestion des documents sensibles ayant trait à votre comptabilité (factures, reçus, relevés bancaires, etc.). N’hésitez pas non plus à recruter si nécessaire un archiviste pour assurer une bonne conservation de tous vos documents.
