Le compte rendu est un des plus importants documents de travail indispensables à toutes les entreprises. Outil de communication efficace aussi bien en interne qu’en externe, il permet de faire passer des messages, de faire part des décisions prises lors des réunions, des assemblées, etc. Voici ce que vous devez savoir pour avoir une meilleure synthèse.
Plan de l'article
Description de cet outil de travail
Un compte rendu est un document écrit qui décrit en détail ou dans sa généralité les faits qui constituent une réunion, une entrevue, une assemblée, une mission ou un stage. Ce document a pour rôle de fournir des preuves écrites concernant ces faits. Il transcrit entre ses lignes les propos qui ont été abordés tout en dénombrant les principaux acteurs présents et qui ont participé aux débats lancés.
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Cette description permet de comprendre que les synthèses ont différentes formes qui diffèrent d’un contexte de communication à un autre. Texte à caractère testimonial et d’archivage, il s’adapte essentiellement à son objet. De ce fait, un lecteur de compte rendu de mission n’attend pas les mêmes informations qu’un lecteur de synthèse de lecture ou autres.
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Enfin, la définition de ce type de synthèse donne une alerte concernant le travail de hiérarchisation qui préside au niveau de sa rédaction. De plus, il y a deux types de synthèses bien distincts : celle qui est détaillée et celle qui est concise.
Les similitudes entre une synthèse détaillée et une synthèse concise
Comme toutes les deux sont dérivées d’un compte rendu, elles se ressemblent généralement au niveau de la forme, c’est-à-dire l’aspect physique sur lequel elles sont présentées. Il existe en effet une forme standardisée au niveau de la rédaction de toutes sortes de synthèses de réunion. Voici un article qui pourra vous aider à mieux comprendre ce concept.
Dans un compte rendu de ce genre, il faut dans un premier temps la date le lieu où se déroule la réunion, suivi de l’énumération des participants. Par la suite, il est important de mentionner l’ordre du jour, la raison pour laquelle le rassemblement a lieu. Ensuite, il suffit de narrer les différents points abordés et d’en dégager les points forts, les décisions prises et les actions à prendre suite à cette réunion.
Pour parfaire son aspect administratif et faire foi au niveau des démarches administratives, il est nécessaire de mentionner à la fin, le nom de la personne chargée de la rédaction. Ceci s’applique aussi bien à la synthèse concise que détaillée.
Les points qui différencient un compte rendu détaillé et une synthèse concise
Pour une synthèse détaillée, tous les faits sont retranscrits en détail dans un ordre chronologique. Ainsi, tous les acteurs sont mentionnés en fonction de leur ordre d’intervention au cours de la réunion.
Pour que le lecteur ne s’ennuie pas, ce type de synthèse est essentiellement faite de paragraphes pour pouvoir présenter de façon éclairée le rapport. Appelée également synthèse in extenso, elle met en avant son caractère littéral en mettant en avant la narration des faits et des décisions. Le verbe au présent de l’indicatif est le plus conseillé pour sa rédaction. Cliquez ici pour avoir un guide et des conseils sur la rédaction de synthèses.
Contrairement à la synthèse détaillée, la synthèse concise est plus brève tout en restant claire et précise. Il n’y a pas de phrase longue décrivant le déroulement de la réunion professionnelle. Au contraire, les faits sont traduits sous forme d’énumérations, de titres et de sous-titres dans l’objectif de ne mentionner que le strict nécessaire, les points forts et les plus importants.
Il n’est pas nécessaire de rédiger des phrases longues et bien structurées. Pour pousser le stéréotype assez loin, dans certains cas, il se peut même qu’il n’y ait aucun nom de participant mentionné dans le document de synthèse.
